Kolla upp när ni måste rapportera hur pengarna har använts till bidragsgivaren, och om det måste ske på någon speciell rapportblankett. Om projektet är försenat, berätta det i god tid. Då brukar det gå att få uppskov med rapporten.
Oftast är det organisationens valda revisor som granskar att bidraget använts som det står i avtalet eller ansökan. Revisorn granskar alla avtal, men framförallt alla kvitton och ekonomiska underlag och skriver sedan under på att projektet har gått rätt till. Se till att göra det lätt för revisorn och spara allt!
När ni skriver till bidragsgivaren, glöm inte att berätta om hela projektet, till exempel om ert engagemang och intresse. Om ni bara redovisar ekonomin är det ju svårt för dem att se om målen med projektet och vägen dit verkligen var bra.
Även om saker går snett är det sällan organisationen blir återbetalningsskyldig till en bidragsgivare, men det gäller att försöka reda ut saker och ting och vara ärlig och berätta om vad som hänt. Betala tillbaka om ni har pengar över som ni inte kan/vill använda till något som har med projektet att göra.
CHECKLISTA
- Låt så många som möjligt av de som kommit i kontakt med projektet delta i utvärderingen
- Kolla upp om rapporteringen till bidragsgivarna måste ske på någon särskild blankett och kom ihåg när det ska göras
- Skriv rapporter som innehåller mer än bara ekonomisk redovisning, och ta med både det som gick och det som inte gick enligt planerna
