En styrelse består ibland av flera personer som kommer från olika föreningar och har olika erfarenheter och synsätt på styrelsearbete. Det är bra att med varje ny styrelse från grunden gå igenom på vilket sätt den ska lägga upp arbetet. Genom att tillsammans formulera spelregler för det gemensamma engagemanget är det lättare att hålla sig inom ramarna. Dessutom öppnar det upp för att det ska vara okej för den som har synpunkter att vid avstämningsmöten lyfta upp saker, ha avvikande åsikter och föreslå förändringar.
Hitta gemensamma utgångspunkter, ta reda på varandras värderingar, förväntningar och intressen. Var beredd på att arbetet med detta kommer att uppta en stor del av det första styrelsemötet. Ofta är det bra att lära känna varandra inom styrelsen innan det är dags att delegera uppgifter. Det är bra att titta både på vad styrelsen vill göra, vad årsmötet har fastslagit i verksamhetsplanen samt en eventuell vision och sedan utefter det planera och konkretisera vad som ska göras under året och vem som ska göra vad. Oavsett hur styrelsen väljer att lägga upp sitt arbete, är det viktigt att ni tillsammans formulerar tydliga regler för vilka uppdrag som finns, vad de olika uppdragen innebär uppgifts- och ansvarsmässigt samt att ni bestämmer hur arbetet ska rapporteras tillbaka till styrelsen.
Beroende på hur formellt arbetet läggs upp och hur stora ansvarsområden respektive styrelseledamot har hand om blir återkopplingen tillbaka till resten av styrelsen olika viktig. Om styrelsen i sin helhet tar detaljerade beslut i alla frågor om vad, när och hur något ska göras kanske det räcker med att meddela att allt är gjort enligt vad styrelsen beslutade. Har styrelseledamöterna stora ansvarsområden blir det desto viktigare både att hela styrelsen tillsammans sätter upp riktlinjer för vad som ska göras och sedan tar fram önskvärda rutiner för att löpande ge information om vad som händer.
Tipslista:
AVSTÄMNINGSPUNKTER FÖR NY STYRELSE
• Starta det nya styrelseåret med en ordentlig ”komma igång helg”.
• Lägg in tid för att bara umgås utan schemalagda möten eller aktiviteter.
• Diskutera styrelsens spelregler för året.
• Vad kräver styrelsen av respektive styrelseledamot (tid, engagemang med mera).
• Diskutera vad som gör en grupp bra.
• Hitta former för feedback.
• Diskutera ledarskap och att ställa upp för varandra; vad innebär det praktiskt?
• Gör förväntningsanalyser för hela styrelsen tillsammans och var och en för sig.
• Ha teambulildingövningar, gärna ledda av någon utanför styrelsen.
• Utvärdera varje styrelsemöte efter de givna överenskommelserna, antingen mot slutet eller i början på nästa möte.
UTFORMNING AV STYRDOKUMENT
Förslag på disposition för ett styrdokument för en styrelse med självständigt arbetssätt eller ett större projekt:
• Definition av ansvarsområdet.
• Viktiga principer och värden att ha med i arbetet.
• Vad ska göras, gärna konkreta mål.
• (Hur) hänger målen ihop med övrig verksamhet?
• Uppskattad tidsåtgång och kostnader.
• Förutsättningar för arbetet; behövs hjälp eller stöd?
• Information; vilka som bör känna till vad som händer och hur det ska rapporteras.
• Dokumentation. Det kan vara bra att låta styrelsen i stort spåna på vad som ska göras först, gärna med verksamhetsplanen delvis framför ögonen, och sedan låta den ansvarige för ett visst område själv skriva ett förslag som styrelsen tar upp till diskussion och sedan slår fast. Då blir alla delaktiga men den som ska driva arbetet slipper känna sig låst och har fått ett tydligt mandat att köra på.
