Olika typer av möten kräver olika mötesformer. Genom att tänka igenom vad styrelsen ska ta upp och vad den ska uppnå med mötet kan du förebereda lämpligt upplägg för att kunna föra mötet framåt. När det finns mycket att säga är det lätt hänt att det blir stressigt eller att alla inte riktigt kommer till tals. Det finns många olika metoder att använda beroende på typen av möte: beslutsmöte; visionsmöte eller öppna diskussioner. Oavsett agenda är det viktigt att i förväg tydligt gå ut med vad det är för typ av möte så att deltagarna vet vad de kan förvänta sig.
Det kan vara en bra idé att ni i början av verksamhetsåret gemensamt i styrelsen går igenom vilken form och vilket upplägg ni ska använda er av på era möten. När alla berörda får vara med och bestämma och ribban läggs på en vettig nivå känner sig fler bekväma med arbetssättet. Se över mötesrutiner och gå igenom vilka möten som behövs. Vilka ska få vara långa och vilka bör hållas kortare? Kreativa möten kräver för det mesta längre tid än beslutsmöten och kan med fördel hållas på andra ställen än runt det traditionella mötesbordet. Gör inför varje möte klart vad syftet och målet med mötet är. Vad är det som ska beslutas eller uppnås? Om mötet är en del i en längre process, förtydliga vad styrelsen gör nu och vad som händer senare. Sätt gärna tidsramar för hur lång tid varje del av dagordningen bör ta så vet alla ungefär vad som gäller och det slipper bli stressigt mot slutet.
