Olika grupper fungerar på olika vis. Det finns faktorer som påverkar hur en grupp fungerar, exempelvis hur länge medlemmarna arbetat ihop, varför gruppens sammansättning ser ut som den gör och på vilka premisser som medlemmarna är med i gruppen.
Att arbeta i en grupp innebär ofta att det föds fler idéer och tankar genom själva mötet och i diskussionen med andra mot hur det hade sett ut om var och en hade funderat över samma frågor var för sig. Dessutom är det nästan alltid roligare att vara flera som delar på ansvar och upplevelser. Att planera och lägga energi på gruppens samhörighet och samarbetsförmåga är ofta en god investering i fråga om effektivitet och trivsel. Ju bättre personer trivs i en grupp desto bättre presterar de. Viktigt att komma ihåg är även att de allra flesta faktiskt engagerar sig för att ha roligt!
FIRO-modellen
FIRO-teorin (Fundamental Interpersonal Relationship Orientation) är framtagen av psykologen Will Schutz för att förstå vad som händer i en grupps utveckling och hur gruppens utveckling hänger ihop med effektiviteten. Enligt FIRO-teorin måste alla grupper gå igenom olika faser för att få en välutvecklad och fungerande samarbetsförmåga och sammanhållning – och i och med det bli mer effektiv. En del grupper fastnar i någon av de första faserna och når inte den sista fasen där arbetet och kommunikationen fungerar riktigt bra. Som ordförande är det viktigt att anpassa ledarskapet beroende på vilken av faserna gruppen befinner sig i. Låt arbetssättet ändras när gruppen utvecklas och mognar. Det kan också vara intressant att använda sig av FIRO-modellen för att se var den egna styrelsen befinner sig och hitta metoder för att komma vidare till nästa nivå i gruppens utveckling i syfte att styrelsearbetet ska vara så utvecklande och effektivt som möjligt. Olika typer av konflikter uppstår under de olika faserna och det är en fördel att vara medveten om det eftersom det gör det lättare att hitta rätt form av konflikthanteringsmetod som hjälper gruppen att komma vidare.
Pendla mellan faserna
Du kommer att märka att styrelsen pendlar fram och tillbaka mellan de olika faserna, beroende på vad som händer runtomkring. Får styrelsen en ny uppgift eller gruppmedlem hamnar den på fas ett igen, samtidigt är vägen tillbaka till någon av de senare faserna kortare om gruppen tagit sig dit tidigare.
DE FEM FASERNA ÄR
1. Tillhörighetsfasen
2. Gemytlighetsfasen
3. Rollsökningsfasen
4. Idyllfasen
5. Samhörighetsfasen
TILLHÖRIGHETSFASEN
Här känner sig gruppen fram, alla är artiga och försöker lära känna varandra. Potentiella konflikter sopas under mattan, det är viktigare att passa in och bli accepterad. I den här fasen är tydliga mål och strukturer är viktiga.
Deltagarna frågar sig
• Varför är jag här?
• Vill jag vara med i gruppen?
• Vilka regler kommer att gälla?
• Passar jag in?
• Vad kommer gruppen att kräva av mig?
Så leder du gruppen
Här är det viktigt att vara tydlig och skapa trygghet genom att se till att det finns struktur, riktlinjer och klara mål. Ägna tid åt att lära känna varandra
och gå igenom era förväntningar.
Gruppen har svårt att komma vidare innan alla deltagare vet om de vill och får vara med i gruppen.
GEMYTLIGHETSFASEN
Alla i gruppen känner sig delaktiga, det är roligt och trevligt men ni är fortfarande i ett sådant läge att öppna konflikter undviks. Vilka roller som finns och hur ni ser på varandra är inte riktigt färdigutformat.
Så leder du gruppen
Här bör ledarskapet inriktas på att föra arbetet framåt och inte låta gruppen fastna i det bekväma med att vara överens utan diskussion.
ROLLSÖKNINGSFASEN
Väl igång med arbete som förutsätter samarbete och uppenbart ledarskap så har gruppen hamnat i rollsökningsfasen. Frågor som makt, inflytande och kompetens är viktiga och en del vill vara med och påverka öppet medan andra undviker det. Det bildas ofta mindre grupperingar, konflikter kommer upp till ytan och hanteras på olika sätt. Gruppen visar ett stort behov av ledarskap och struktur, samtidigt som den ofta inte riktigt är beredd att låta någon tillgodose behovet.
Deltagarna frågar sig
• Är jag tillräckligt kompetent? Är de andra tillräckligt kompetenta?
• Vem är ledaren?
• Vem har inflytande?
• Hur stort inflytande vill jag ha?
Så leder du gruppen
Din primära roll är att ge stöd och uppmuntra gruppen att fokusera på målet. Fokusera på vikten av samarbete och visa förtroende för gruppen. Sammanfatta gärna det ni kommit fram till för att befästa överenskommelser och struktur. Var en förebild, som både ger och tar emot feedback. Försök att minimera spänningarna i gruppen genom att gå igenom eventuella konflikter. Låt styrelseledamöterna diskutera och känna sig fram för att hitta sina roller.
IDYLLFASEN
Väl igenom rollsökningsfasen är den tyngsta delen genomgången. I idyllfasen har gruppen en stark vi-känsla och deltagarna är nöjda med att ha klarat av konflikter och hittat sina roller. Mycket av energin går åt till att bevara stämningen och ganska ofta läggs mindre krut på egentliga uppgifter.
Så leder du gruppen
Här behöver gruppen påtryckningar för att komma vidare in i nästa fas. Försök att återigen fokusera på uppdrag och mål. Det är lätt hänt att deltagarna i gruppen tar det lugnare med varandra för att bevara den goda stämningen och undviker konflikter. Var vaksam på detta så att arbetet och gruppen inte blir lidande genom att en viktig fråga missas eller undertryckta konflikter leder till större problem.
SAMHÖRIGHETSFASEN
Här är såväl tillit som öppenhet stor, konflikterna är utredda och rollerna klargjorda. Nya meningsskiljaktigheter som uppkommer hanteras moget. Beslut föregås av diskussioner och respekt. Både positiva och negativa känslor tillåts. Deltagarna kan nu fokusera på gruppens och uppgiftens bästa.
Deltagarna frågar sig
• Är jag omtyckt och tycker jag om de övriga?
• Hur stor öppenhet är tillåten?
• Är vi lojala mot varandra och gruppen?
• Hur starka känslor kan jag visa?
Så leder du gruppen
Fokusera på uppgiften, allas kapacitet och vilka resurser ni har. När en uppgift kräver en annan typ av ledare delegerar du ansvaret till den som är mest lämplig. Värt att tänka på är att grupper lätt kan förväxla gemytlighetsfasen med samhörighetsfasen.
TIPSLISTA
Succé- och misslyckandevisualisering
I LSU:s projektledarhandbok beskrivs en övning som kan vara bra i arbetet med att forma gruppen och få koll på varandras tankar och mål: succé- och misslyckandevisualisering. Den går till såhär:
• I en succévisualisering går ni förslagsvis igenom vilka resultat ni är nöjda med,
uppskattad tid som bör läggas ner på gruppens arbetssätt och hur detta ska
göras. När är var och en nöjd med den egna insatsen? Hur kan ni hjälpa och
stötta varandra?
• I en misslyckandevisualisering ställer ni de omvända frågorna: Vilka resultat är ni inte nöjda med? När är ni missnöjda med egna och andras arbetsinsatser?
• Gör övningarna enskilt till att börja med, och sedan med hela gruppen. På så sätt visar ni att det finns olika synsätt och tankar och får föra diskussionerna utifrån det.
Möten som stärker gruppen
• Kombinera styrelsemöten med att göra minst en annan sak som bryter av mot
det vanliga arbetet och som enbart är till för att ha roligt tillsammans.
• Bjud in föreläsare eller experter på olika ämnen som engagerar styrelsen.
• Ha en talarrunda (där alla får tala ostört) efter varje möte där ni stämmer av hur väl var och en tycker att ni följer era uppsatta spelregler för styrelsearbetet.
