Styrelsen väljs på årsmötet för att under året ansvara för organisationens löpande och strategiska arbete. Med utgångspunkt i den verksamhetsplan som fastställs och de motioner och propositioner som antas på årsmötet ska styrelsen göra olika saker och utveckla organisationen.
Ofta skiljer det sig mycket mellan hur olika styrelser och organisationer lägger upp arbetet. En styrelse kan till exempel ha en operativ eller strategisk roll. Är styrelsen operativ betyder det att det att den koncentrerar sig på att genomföra och arbeta med verksamheten praktiskt, medan en strategisk styrelse arbetar mer på ett visionärt plan. Det vanligaste i många ungdomsorganisationer är en blandning av båda där det varierar hur mycket av den ena eller andra delen som förekommer.
En annan sak som varierar från organisation till organisation är vilka som engagerar sig i organisationsfrågorna: enbart styrelsen eller även andra intresserade och inblandade som anställda, aktiva i projekt- och arbetsgrupper, folk från distrikts- och föreningsstyrelser eller andra ideella. Titlar och ansvarsområden ser ut på olika sätt i olika organisationer, men några funktioner eller poster finns i de flesta ungdomsorganisationerna. Du läser om dessa i texten som följer.
FÖRTROENDEVALDA
Ordförande
Ofta väljs ordföranden separat på årsmötet. Han eller hon är samordnare för styrelsens arbete med övergripande ansvar för såväl löpande arbete som visions- och strategiarbete. Det är ofta ordföranden som håller i styrelsemöten. I de fall det finns någon form av verkställande utskott som tar beslut mellan möten så brukar ordföranden vara en del av det. Ordföranden fungerar även som organisationens ansikte utåt och har ofta kontakt med medlemmar och externa aktörer som media, myndigheter och samarbetsorganisationer.
Vice ordförande
Vice ordföranden är den som tar över om ordföranden av någon anledning avgår, blir sjuk eller har semester. Det är viktigt att organisationens arbete kan fortsätta även när ordföranden är frånvarande och att utse en vice ordförande i god tid är bra eftersom diskussionen om att hitta en ersättare för ordföranden ofta kan bli känslig. I en del organisationer är vice ordförandetiteln bara en symbolisk titel, i andra är det en markering för vem som antas bli nästkommande ordförande och en desto mer prestigefylld uppgift. Personen kan i vissa fall fungera som arbetsledare för ordförande och vara den som ger kritik och håller ögonen extra öppna för varningssignaler på överbelastning. Vice ordförande kan också ha uppgiften att vara ”piska” – den som hjälper ordföranden med uppföljning och ser till att saker blir gjorda i tid.
Kassör
Kassören ansvarar för organisationens ekonomi med allt vad det innebär. Hon eller han ska ha koll på bokföring, handkassa samt på att budgeten följs. Kassören är ofta firmatecknare tillsammans med ordförande, viket innebär att hon eller han är behörig att skriva under avtal och ta ut pengar från konton. Likaså är kassören den som tar fram rutiner för inlämning av kvitton och begäran om ersättning för utlägg. Kassören lämnar förslagsvis rapporter och sammanställningar över ekonomi antingen till varje styrelsemöte eller kvartalsvis. I en del organisationer är det kassören som är ansvarig för att se till att bidragsansökningar skickas iväg när de ska, och ser över alternativa inkomstkällor.
Sekreterare
Sekreteraren för protokoll över de möten som hålls och har ofta koll på arkivet med gamla protokoll, stadgar och liknande. Han eller hon kan vara den som tillsammans med ordförande gör förslag på mötesschema, kallar till möten och sammanställer handlingar. Beroende på vilka andra poster som finns i styrelsen kan sekreterarens informationsroll variera. Rollen bör inte förväxlas med generalsekreterare som ofta är högste tjänsteman i organisationen.
Ledamöter
I de flesta styrelser finns ett antal ledamöter med olika uppgifter. Det är sällan uppgifterna specificeras av stadgar eller bestäms av årsmötet. Rollerna varierar mycket beroende på vilken typ av organisation det är, hur styrelsen valt att arbeta, om det finns anställda för vissa uppgifter och om ansvarsområden är definierade och uppdelade. Vanligt i styrelser är att ha ett ojämnt antal personer för att det vid omröstningar på styrelsemöten inte ska kunna bli lika många röster på olika förslag.
Valberedning
Förtroendevalda som utses av årsmötet med uppgift att arbeta fram förslag på personer till förtroendeposter inom organisationen inför nästa år kallas för valberedning. Det finns delade åsikter om ledamöterna i den bör vara medlemmar i organisationen eller inte, även om det vanligaste är att de är medlemmar. Valberedningen bör ha god insikt i vad som krävs av de olika posterna och hur organisationen fungerar. Det är också bra om de som sitter i valberedningen har ett stort kontaktnät och lätt för att hantera människor. Valberedningen bör prata med samtliga nominerade och sedan göra ett urval i god tid innan årsmötet så att förslaget hinner komma med i årsmöteshandlingarna. Om valberedningen skall ta fram ett eller flera förslag är också något som ser olika ut i olika organisationer. En annan sak som kan skilja mellan organisationerna är om det är upp till valberedningen att förorda ett alternativ eller om det är årsmötet som skall välja utan en i förväg gjord rangordning.
Revisorer
Där styrelsens uppdrag handlar om att förvalta och utveckla organisationen är det revisorerna som ser till att det hela sköts på rätt sätt genom att granska styrelsens arbete. I en del ideella organisationer är granskningen uppdelad i två delar; verksamhet och ekonomi. Revisorerna ska ha insikt i styrelsens arbete för att till årsmötet yrka på ansvarsfrihet eller inte. Ibland kan en mindre formell tillsägelse markera att revisorerna anser att något gått emot organisationens intressen och bästa, men utan att det behöver vara något brottsligt. Vanligtvis kräver bidragsgivare för exempelvis statsbidrag att en organisation ska granskas av en auktoriserad revisor. Det innebär en revisor som har en viss examen samt arbetar professionellt som just revisor.
TIPSLISTA
För att få en levande organisation med många aktiva är det nästan en förutsättning att det är fler än styrelsen som engagerar sig och gör saker. Det kan vara ett bra sätt att hitta nya förmågor och gradvis slussa in dem i organisationsarbetet, men det är även utmärkt att be gamla styrelseledamöter fortsätta arbeta med någon fråga eller ta ansvar för ett verksamhetsområde. Här är några tips för att engagera aktiva runt styrelsen:
SÄTT RAMAR
• Gå igenom vilka uppgifter och frågor styrelsen vill driva och vad den har tid med själv.
• Se över vilka områden som kräver mer insatser.
• Vilken typ av insatser behövs? En styrgrupp för ett projekt, folk som kan hjälpa till med markservice på arrangemang eller diskussions- och utvecklingsgrupper?
•Sätt upp ramar för vad som gäller rörande rutiner runt planering och rapportering så att det inte faller utanför styrelsens kontroll. Tänk samtidigt på att det måste kännas meningsfullt att engagera sig. Våga delegera men ge tydligt mandat åt den som fått ett uppdrag eller ansvar delegerat till sig.
HITTA FLER ENGAGERADE
• Kontakta gamla styrelseledamöter och fråga om de är intresserade.
• Annonsera i interna tidningar och på hemsidan, som om det vore arbetsannonser.
• Hör runt i distrikten och bland aktiva föreningar om det finns intresserade där.
• Valberedningen kan ha namn på personer som vill engagera sig, men inte bli valda till någon förtroendepost. Ta kontakt med dessa och fråga om de är intresserade av att engagera sig i på något annat vis.
• Använd personliga kontakter – ibland kan det vara bra att dra in folk även utanför organisationen som har specialkompetenser på olika områden.
