I många fall är det ordförandens uppgift att hålla kontakt med alla i styrelsen och se till att styrelseledamöterna är glada och engagerade. Mycket utgår från en överenskommelse mellan ordföranden och respektive ledamot för hur kontakten bör läggas upp och hur mycket stöd som är önskvärt. Det är även bra att vara medveten om att det är ganska lätt hänt att ordföranden i och med sin centrala roll tar stor plats och låter sina åsikter färga hela styrelsen.
I utvecklingssamtal mellan ordförande och styrelseledamöter är det bra att utgå från ledamotens egna förväntningar på sitt eget och styrelsens arbete och stämma av med hur det går. Försök att ha minst ett inledande samtal i början av året och sedan nästa samtal efter ett halvår med respektive styrelseledamot för att se om några förändringar bör göras inför resterande verksamhetsår. Det finns både för- och nackdelar med att många styrelser i ungdomsorganisationer sitter ett år och efter det byts ut till stora delar. Det tar vanligtvis ett halvår innan saker och ting börjar flyta på ordentligt, vilket gör att det passar utmärkt med avstämning halvvägs innan eventuella dåliga rutiner befästs.
Det är bra om utvecklingssamtalet är någorlunda planerat och strukturerat. Försök att i dessa sammanhang undvika småprat runt andra stora frågor, men inled gärna med lite allmänt prat för att skapa en öppen och utvecklande stämning. Försök att hinna med både konkreta sakfrågor som mål och utbildning, värderingsfrågor samt mer personliga tankar om arbetsrelationer. För att det inte ska kännas konstlat eller forcerat är det grundläggande att du har en fungerande vardagskontakt med personerna i styrelsen. Att skapa en sådan kan annars vara en bra början.
Utvecklingssamtalen måste vara något ni är överens om. Både du och den du pratar med måste vara medveten om varför ni har samtalen, vad ni ska ta upp och vilka mål ni har med dem. För att samtalet ska ge resultat måste ni lita på varandra och kunna ta till er varandras åsikter och tankar.
Tipslista
TIPS FÖR UPPLÄGG AV UTVECKLINGSSAMTAL
• Försök att ha ett samtal varje månad.
• Samtalet bör klaras av på maximalt 30 minuter (för att inte glida över på andra frågor).
• Håll samtalet i konstruktiv och positiv anda.
• Ha skarpa och ärliga samtal.
• Viktigt att samtalet hållas separat från övriga kontakter.
• Samtalet bör dels gå igenom uppföljning och avstämning och dels se över nya utmaningar och planering.
• Både den ansvarige (styrelsepersonen) och samordnaren (ordföranden) ska förbereda sig. Den ansvarige genom att bedöma och dokumentera hur det har gått, samt ta fram några idéer för framtiden och samordnaren genom att läsa igenom eventuella rapporter från den ansvarige samt fundera över framtiden.
FÖRSLAG PÅ SAKER ATT TA UPP I ETT UTVECKLINGSSAMTAL
Med utgångspunkt från upplägg från www.chef.se:
• Vad är styrelsens och organisationens vision, verksamhetsidé och mål?
• Vad är din vision och ditt mål med arbetet?
• Hur kan du bäst bidra till att utveckla verksamheten? Vilket område är du mest intresserad av?
• Vad uppskattar du mest i ditt arbete?
• Vilka hinder upplever du?
• Vilka förväntningar har vi på varandra som ordförande/styrelseledamot?
• Inom vilka områden behöver du öka din kompetens?
• Hur tycker du att styrelsen fungerar?
• Hur tycker du att samarbetet med andra personer i styrelsen fungerar?
• När ska vi ha nästa samtal?
