Som ordförande finns det alltid saker att göra, personer att kontakta eller dokument att finslipa. Dessutom går det alltid att göra lite mer eller lite bättre. Det kan vara svårt för dig att avsluta något på grund av att tiden är slut. Det är viktigt att få avsluta saker, att kunna gå vidare och känna sig nöjd. För att det ska vara möjligt är en ordentlig planering ett måste. Gå igenom vad som behöver göras, begränsa dig till de viktigaste sakerna och prioritera.
GRUS & STEN
Föreställ dig ett tankeexperiment där du har ett glas som du ska fylla upp med ett par stora stenar, lite mindre stenar och ett par nävar grus. I vilken ordning ska sakerna läggas i för att garantera att allt får plats? Många börjar med gruset, fyller på med småstenarna och trycker sedan ner de stora stenarna så gott det går. Börjar du tvärtom med de stora stenarna är det lättare att fylla på med grus och sand runtomkring. Tanken är att de stora stenarna är dina viktigaste arbetsuppgifter, gruset det som är ganska viktigt och sanden småsaker som kommer upp allteftersom. Ofta är det lätt hänt att småsakerna och gruset tar så mycket tid i anspråk att det är svårt att hinna med de stora stenarna. Saker som visionerande arbete och långtidsplanering får stryka på foten för annat. Mängder av mejl är exempel på en sak som går att sitta med i dagar utan att bli riktigt färdig. Fördelen med att göra upp en planering och ge småsaker lägre prioritet är att de stora och viktiga uppgifterna inte faller bort.
STÄLLTID
När du planerar, se till att uppskatta både praktisk och ekonomisk resursåtgång, liksom tidsperspektivet. I denna beräkning bör både arbetsinsats (hur lång tid det kommer att ta) och kalendertid (när ska det göras) finnas med. Tänk då även på ställtiden som är den tid det tar att förebereda sig och sedan fysiskt ta sig till rätt plats och även att ställa om tänkandet till andra arbetsuppgifter. Ju fler uppgifter som ska hinnas med desto mer ställtid blir det.
Tipslista:
EFFEKTIV VARDAGSPLANERING
I boken Få det gjort tar David Allen upp ett par olika saker för att underlätta en effektiv planering:
2-minutersregeln
Om en sak tar mindre än två minuter ska du göra den direkt. Ett snabbt samtal eller svar på ett mejl, att lägga ett papper på rätt ställe eller andra saker som tar längre tid att skriva upp och sedan stryka från ”Att göra-listan” efter att det är gjort.
Vad är nästa steg?
Att använda sig av ”Att göra-listor” är ett bra sätt att se till att inte glömma bort något. Ofta underlättar det att ha en lista med saker som ska göras. David Allen menar att det är psykologiskt smart att istället för att skriva upp stora punkter ”att arbeta med utvecklingsprojektet”, skriva ner vad som konkret är nästa steg i arbetet ”kalla arbetsgruppen till möte”.
LISTA DITT ARBETE
• Skriv en lista med dina fyra viktigaste arbetsuppgifter.
• Skriv sedan ytterligare en lista över de saker du lägger mest tid på.
• Jämför listorna; hamnar samma sak på samma plats?
• Försök att anpassa ditt arbete efter prioriteringarna, alltså det som är viktigast
före saker som tar lång tid.
DISTANSARBETE
Det är inte säkert att du som ordförande bor i samma stad som organisationen har sitt kansli (förutsatt att ni har ett kansli). Distansarbete är ett alternativ för den som inte vill flytta eller pendla alltför ofta.
HÅLL KOLL PÅ DOKUMENT
– både i datorn och på skrivbordet Förslag på sorteringsmetod från boken Administration A som kan göra det lättare att hålla ordning och hitta saker när de behövs.
Närarkiv
Ett ställe för dokument och saker som används dagligen eller mycket ofta. Bör vara mycket lättillgängligt, att lägga något i närarkivet ska vara lika behändigt som att lägga det i en hög direkt på skrivbordet.
Mellanarkiv
För dokument som används då och då, kanske en pärm i en hylla eller mapp på datorn som är insorterade och ställda i uppenbar ordning.
Slutarkiv
Dokument och saker som du inte använder eller arbetar med längre och som inte är aktuella men ändå intressanta att spara. För digitala dokument kan du ha en arkivmapp med tydliga undermappar på datorn. Annars utskrivna kopior i organisationens arkivskåp.
