Det är viktigt att vara förberedd om något allvarligt händer. De flesta organisationer är så pass stora att det är troligt att en medlem någon gång under organisationens existens råkar ut för en olycka eller på annat sätt blir inblandad i en allvarlig situation och behöver stöd.
När en kris uppstår är det bra att ha en checklista som går att pricka av. Tankeverksamhet och rationalitet kan försvinna snabbt när det blir panik eller stressigt. Gå igenom organisationens verksamhet och se vilka olika typer av scenarion som kan inträffa i olika verksamheter. Läs på och sätt upp olika åtgärdslistor att följa. Punkter med tydliga instruktioner för såväl arrangörer som ordföranden att beta av.
Bortfall i styrelsen
Vad händer om någon i styrelsen av olika anledningar avsäger sig sitt uppdrag? Förbered er i styrelsen i början av året genom att sätta upp rutiner för dokumentation av de olika ansvarsområden som delas upp. Försvinner någon från sin post är det då möjligt att ta upp arbetet och fortsätta utan att förlora allt som gjorts tidigare och utan att riskera att allt stannar upp alltför länge. Det är även viktigt att följa upp med diskussioner om de förändringar som skett, framförallt om de skett till följd av en större konflikt.
Brottslighet inom organisationen
Ibland händer det att någon i organisationen gör något som inte bara strider mot stadgarna eller är ”dåligt” utan faktiskt straffbart. För situationer som exempelvis berör fusk i rapportering av medlemmar eller genomförda aktiviteter går det att ta fram rutiner som både förebygger och sedan tydligt visar att ni i organisationen tar avstånd från sådana handlingar. Det kan vara svårt att hantera frågor som förskingring eller grovt felaktiga rapporteringar av projektbidrag. Se till att det finns material som visar vad som hänt, koppla in revisorer och gå sedan till polisen. Det räcker med ett par tusen kronor för att det ska hamna under utredning. Framförallt är det viktigt att inför bidragsgivare visa att organisationen inte tillåter några som helst oegentligheter. På samma sätt blir det inte intressant för media att gräva i er organisation och stoltsera med olika stories när ni själva inom organisationen redan tagit tag i det hela.
